马上大学就要开学了，大学多多少少会用到办公软件，例如文字处理软件 Word，但以我的经验来说，大多数同学可能都不太会用。本文将会分享 Word 中的一些基本技巧，使用好这些基本技巧，可以轻松制作简单的文本内容。

本文章使用 Office 365 做示例，Microsoft Office 系列只要是近几年的版本，应该都差别不大。

另外，为了稳定性和兼容性，重要文件不推荐使用 WPS 编写， Microsoft Office 永远是第一选择。（即使使用盗版）

准备工作

新建文档

通过右键菜单

安装 Office 后，软件会在右键菜单添加相应选项。可直接在桌面 右键 → 新建 → Microsoft Word 文档

软件内新建

直接打开 Word 软件，在首页“新建”中点击“空白文档，即可新建。

确定页面规格

这点一般情况下无需调整，但难免有时候会有特殊情况，因此我认为还是需要提及一下。

1、进入“布局”菜单

2、选择纸张规格

点击“纸张大小”选项，在下方选择你需要的纸张类别。

最常用的打印纸规格为 A4，一般笔记本的规格为 B5。另外，将一张纸对折后（对折长边)，一半的大小就是数字+1。例如 A4 纸对折后就是 A5 纸，将两张 A4 纸的长并排放置，大小就是 A3 纸。通过这些大家就差不多可以估算出各个纸的大小了。

3、选择打印方向

点击“纸张方向”选项， 在下方选择横向或纵向。

4、选择页边距

点击”页边距“选项，在下方选择合适的页边距。

一般来说选”常规“就行，但如果你想在一张纸里打印更多的内容，可以选择”窄“

开始编写

标题

一般文章的标题位置居中，字体明晰，字号较大。根据这几点，我们进行以下操作。

居中标题

切忌：使用空格将标题强行怼到中间

在”开始“菜单中找到”段落“区域，找到上图的五个按钮，点击第二个按钮“居中”。

顺带介绍一下这五个按钮，从左至右分别是“居左”“居中”“居右”“两端对齐”“分散对齐”，前三个很好理解，就不多说了。

两端对齐，指一行的第一个字与最后一个字都与页边距对齐，正文建议使用这个方式，显得段落很整齐。那与居左有什么区别呢，如下图可见，居左对齐的行末尾并不是整齐的，而两端对齐的行末尾非常整齐。（内容来源：狗屁不通文章生成器）

分散对齐，与两端对齐非常相似。它们俩的区别只在未填满的行中体现，如下可见，分散对齐的最后一行每个字都平均分散到了一行中。（我并没有理解这个对齐方式什么情况会用到，个人感觉很丑啊）

选择恰当的字体

个人建议，标题字体最好与正文不同。切忌：使用过于花哨的字体

个人最喜欢的是华文中宋作为标题，显得文件非常正式，如下图。

修改方法，先框选想要修改的文字，然后在“开始”菜单中的“字体”区域，找到下图的位置，点击后在列表中寻找你想要的字体。（更多字体可在网上下载后安装）

选择恰当的字号

先框选想要修改的文字，然后在“开始”菜单中的“字体”区域，找到下图的位置， 点击后在列表中寻找你想要的字号，也可以直接点击旁边的两个按钮，分别是调大字体和调小字体。

汉字表示的字体大小数字越大字越小：……三号>小三>四号>小四>五号>小五……

阿拉伯数字表示的字体大小数字越大字越大：……11<12<14<16……

正文

正文一般字体清晰，字号较小，对齐方式使用居左或两端对齐。这些用上面的知识大家就会自己调整啦。关于字体的话，我推荐正式文档使用宋体/新宋体，打印效果最清晰，楷体字较小，仿宋字较细，黑体字较粗，这些按需进行选择。

除了以上内容，正文还有许多需要掌握的操作技巧。

特殊字体

从左至右，分别是 粗体(Bold) 斜体(Italic) 下划线(Underline) 删除线 下标H₂O 上标¹⁴C，不多解释，好理解。

段首缩进

切忌：使用4个空格进行强行缩进。此方法非常不规范。

在中文，每段段首都会有缩进两字符，Word 中有现成的缩进功能进行调整。

框选需要调整的段落（别把标题框进去了），在“开始”菜单的“段落”选项右下角，点击小箭头标识，弹出“段落”设置界面。

在对话框中找到“缩进”一栏，选择“特殊”中的“首行”选项，后面的缩进值保持默认2字符。这样每段首行就会自动缩进2字符，并且非常精准，符合规范。

行距调整

和上面一项在同一个界面，找到对话框中“间距”的“行距”设置，默认1.5倍行距，可按需调大或调小。

其他实用操作

1、格式刷

可将一个段落的格式（字体、字号、颜色等等所有格式）应用到另一段，省去了手动一个个调整。

首先选择一个段落作为模板，将光标放到这个段落，点击格式刷按钮，这时你的光标会变成一把刷子，然后框住你想要修改格式的段落就行了。如下图，可见通过格式刷，一步就将下面一段的格式调整成和其他一样的了。

2、查找/替换操作

如果我们要在文章内查找某个词语，可以按 Ctrl + F。

如果我们要在文章内替换某个词语，可以按 Ctrl + H。

当然也可以直接在“开始”菜单中直接找到这两个选项。

锦上添花

页眉

页眉一般用来快速分辨文档，例如可以写这是第几稿，或者可以把文件名写在上面，这样拿到纸质稿你也能方便地找到对应的电子稿。或者把日期写上去等等。页眉和页脚每一页都是相同的

需要编辑得话，直接双击页眉区域就可以进入了。

页脚（页码）

页脚区域一般用作页码，当然你也可以干些其他事。同样，双击页脚区域就可以进入页脚设置。

要添加页码，Word 中有现成的选项，如下图就能添加。

如果想要更高级的操作，可以按以下方式。首先在“文档信息”中找到“域”

然后分别找到Page和NumPages，点击确定进行插入。

然后在添加几个字，再选择居中，就可以做出更高级的页码了。并且这个页码会自动变化，比如你编写时文档增加了一面，这个页码会自动改变，非常方便。

插入表格

有时候需要在 Word 中制作表格，可以进入”插入“菜单，选择表格大小进行插入。

表格插入后，右键它会出现更多设置。因为表格的设置项太多了，这里就不一一赘述了，有需要的可以自己试试。

插入图片

个人觉得，Word 的图片操作非常难用，如果不是必须，比如说文章内要插入图表什么的，最好不要插入图片（制作海报一般都不用 Word，都有 InDesign 等专业软件）

插入方法同样是在”插入“菜单，点击”图片“进行插入

插入图片后，经常会发现图片没法挪动或者跑到一个非常异常的地方去了，这是因为图片设置为了嵌入模式，嵌入了段落内。我们点击选中图片，再点击旁边出现的布局选项按钮，将”嵌入式“改为”文字环绕”即可。当然，这两种方法适用情况不一样，文字环绕模式，图片就不绑定在段落内，而是可以到处乱跑，排版就比较麻烦。

本文提到的操作只是 Word 的冰山一角，当然也是很常用的几个。Word 的功能远不止此，如果使用中出现了问题，可以学会百度解决。毕竟办公软件是一个工具，工具只有越用才越顺手和熟练，如果一直不去了解使用正确的功能，那这个工具就一直用得很蹩手，很不方便。