ChrisKim
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颢天

Word 文档基础操作

马上大学就要开学了,大学多多少少会用到办公软件,例如文字处理软件 Word,但以我的经验来说,大多数同学可能都不太会用。本文将会分享 Word 中的一些基本技巧,使用好这些基本技巧,可以轻松制作简单的文本内容。

本文章使用 Office 365 做示例,Microsoft Office 系列只要是近几年的版本,应该都差别不大。

另外,为了稳定性和兼容性,重要文件不推荐使用 WPS 编写, Microsoft Office 永远是第一选择。(即使使用盗版)

准备工作

新建文档

通过右键菜单

安装 Office 后,软件会在右键菜单添加相应选项。可直接在桌面 右键新建Microsoft Word 文档

软件内新建

直接打开 Word 软件,在首页“新建”中点击“空白文档,即可新建。

确定页面规格

这点一般情况下无需调整,但难免有时候会有特殊情况,因此我认为还是需要提及一下。

1、进入“布局”菜单

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2、选择纸张规格

点击“纸张大小”选项,在下方选择你需要的纸张类别。

最常用的打印纸规格为 A4,一般笔记本的规格为 B5。另外,将一张纸对折后(对折长边),一半的大小就是数字+1。例如 A4 纸对折后就是 A5 纸,将两张 A4 纸的长并排放置,大小就是 A3 纸。通过这些大家就差不多可以估算出各个纸的大小了。

3、选择打印方向

点击“纸张方向”选项, 在下方选择横向或纵向。

4、选择页边距

点击”页边距“选项,在下方选择合适的页边距。

一般来说选”常规“就行,但如果你想在一张纸里打印更多的内容,可以选择”窄“

开始编写

标题

一般文章的标题位置居中,字体明晰,字号较大。根据这几点,我们进行以下操作。

居中标题

切忌:使用空格将标题强行怼到中间

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在”开始“菜单中找到”段落“区域,找到上图的五个按钮,点击第二个按钮“居中”。

顺带介绍一下这五个按钮,从左至右分别是“居左”“居中”“居右”“两端对齐”“分散对齐”,前三个很好理解,就不多说了。

两端对齐,指一行的第一个字与最后一个字都与页边距对齐,正文建议使用这个方式,显得段落很整齐。那与居左有什么区别呢,如下图可见,居左对齐的行末尾并不是整齐的,而两端对齐的行末尾非常整齐。(内容来源:狗屁不通文章生成器

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分散对齐,与两端对齐非常相似。它们俩的区别只在未填满的行中体现,如下可见,分散对齐的最后一行每个字都平均分散到了一行中。(我并没有理解这个对齐方式什么情况会用到,个人感觉很丑啊)

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选择恰当的字体

个人建议,标题字体最好与正文不同。切忌:使用过于花哨的字体

个人最喜欢的是华文中宋作为标题,显得文件非常正式,如下图。

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修改方法,先框选想要修改的文字,然后在“开始”菜单中的“字体”区域,找到下图的位置,点击后在列表中寻找你想要的字体。(更多字体可在网上下载后安装)

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选择恰当的字号

先框选想要修改的文字,然后在“开始”菜单中的“字体”区域,找到下图的位置, 点击后在列表中寻找你想要的字号,也可以直接点击旁边的两个按钮,分别是调大字体和调小字体。

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汉字表示的字体大小数字越大字越小:……三号>小三>四号>小四>五号>小五……

阿拉伯数字表示的字体大小数字越大字越大:……11<12<14<16……

正文

正文一般字体清晰,字号较小,对齐方式使用居左或两端对齐。这些用上面的知识大家就会自己调整啦。关于字体的话,我推荐正式文档使用宋体/新宋体,打印效果最清晰,楷体字较小,仿宋字较细,黑体字较粗,这些按需进行选择。

除了以上内容,正文还有许多需要掌握的操作技巧。

特殊字体

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从左至右,分别是 粗体(Bold) 斜体(Italic) 下划线(Underline) 删除线 下标H2O 上标14C,不多解释,好理解。

段首缩进

切忌:使用4个空格进行强行缩进。此方法非常不规范。

在中文,每段段首都会有缩进两字符,Word 中有现成的缩进功能进行调整。

框选需要调整的段落(别把标题框进去了),在“开始”菜单的“段落”选项右下角,点击小箭头标识,弹出“段落”设置界面。

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在对话框中找到“缩进”一栏,选择“特殊”中的“首行”选项,后面的缩进值保持默认2字符。这样每段首行就会自动缩进2字符,并且非常精准,符合规范。

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行距调整

和上面一项在同一个界面,找到对话框中“间距”的“行距”设置,默认1.5倍行距,可按需调大或调小。

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其他实用操作

1、格式刷

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可将一个段落的格式(字体、字号、颜色等等所有格式)应用到另一段,省去了手动一个个调整。

首先选择一个段落作为模板,将光标放到这个段落,点击格式刷按钮,这时你的光标会变成一把刷子,然后框住你想要修改格式的段落就行了。如下图,可见通过格式刷,一步就将下面一段的格式调整成和其他一样的了。

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应用前
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应用后

2、查找/替换操作

如果我们要在文章内查找某个词语,可以按 Ctrl + F

如果我们要在文章内替换某个词语,可以按 Ctrl + H

当然也可以直接在“开始”菜单中直接找到这两个选项。

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锦上添花

页眉

页眉一般用来快速分辨文档,例如可以写这是第几稿,或者可以把文件名写在上面,这样拿到纸质稿你也能方便地找到对应的电子稿。或者把日期写上去等等。页眉和页脚每一页都是相同的

需要编辑得话,直接双击页眉区域就可以进入了。

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页脚(页码)

页脚区域一般用作页码,当然你也可以干些其他事。同样,双击页脚区域就可以进入页脚设置。

要添加页码,Word 中有现成的选项,如下图就能添加。

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如果想要更高级的操作,可以按以下方式。首先在“文档信息”中找到“域”

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然后分别找到Page和NumPages,点击确定进行插入。

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然后在添加几个字,再选择居中,就可以做出更高级的页码了。并且这个页码会自动变化,比如你编写时文档增加了一面,这个页码会自动改变,非常方便。

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插入表格

有时候需要在 Word 中制作表格,可以进入”插入“菜单,选择表格大小进行插入。

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表格插入后,右键它会出现更多设置。因为表格的设置项太多了,这里就不一一赘述了,有需要的可以自己试试。

插入图片

个人觉得,Word 的图片操作非常难用,如果不是必须,比如说文章内要插入图表什么的,最好不要插入图片(制作海报一般都不用 Word,都有 InDesign 等专业软件)

插入方法同样是在”插入“菜单,点击”图片“进行插入

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插入图片后,经常会发现图片没法挪动或者跑到一个非常异常的地方去了,这是因为图片设置为了嵌入模式,嵌入了段落内。我们点击选中图片,再点击旁边出现的布局选项按钮,将”嵌入式“改为”文字环绕”即可。当然,这两种方法适用情况不一样,文字环绕模式,图片就不绑定在段落内,而是可以到处乱跑,排版就比较麻烦。

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本文提到的操作只是 Word 的冰山一角,当然也是很常用的几个。Word 的功能远不止此,如果使用中出现了问题,可以学会百度解决。毕竟办公软件是一个工具,工具只有越用才越顺手和熟练,如果一直不去了解使用正确的功能,那这个工具就一直用得很蹩手,很不方便。

本文链接:https://www.zouht.com/2675.html
本文使用:CC BY-NC-SA 4.0 许可
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2021-09-16